«Ну как можно было все забыть, неправильно понять мои слова и сорвать все сроки?!» – кричите вы дома в подушку. Поздравляем! У вас синдром «Я-работаю-с-баранами».
Через это проходят практически все, особенно если оказываются на руководящей должности.
Специально для вас – 9 лайфхаков, как разгрести свои авгиевы… овчарни и начать жить.
1. «Google Документы» и «Google Календарь»
Милосердные боги топ-менеджмента послали нам «Google Документы» и «Google Календарь». Активно внедряем в работу их и аналогичные приложения. Исключите ситуации из серии «Ой, а я давно уже все правки внесла, только скинуть тебе забыла!»
Отныне все работают в общих файлах, видят внезапные изменения уже в момент их появления и знают, когда у коллег выпадает свободный день для обсуждения проекта.
Во-первых, это сократит время на переделки.
Во-вторых, поможет не тратить время на ту работу, которую в другом конце офиса отменили еще неделю назад, но сказать об этом остальным, разумеется, «не успели».
2. Обратная связь
Если ночи и воскресенья вы просиживаете о офисе, чтобы доделать, переделать и просто сделать чужую работу, вы не героиня, а мазохист.
В ваших интересах сделать так, чтобы окружающие включали голову, тогда вы сможете со спокойным сердцем делегировать задачи.
Следовательно, правим – и тут же детально поясняем, что было не так. Да, это долго и делать неохота. Зато полезно! Сами заметите прямую зависимость возрастания сознательности коллег от того, как сочетание ALT+CTRL+M затирается до лоска. Работаете не в текстовых документах? Неважно.
Всегда можно найти способ оставить примечание. На крайний случай сделайте скриншот и испишите его в Paint гневной красной кисточкой! А потом…
3. Технические функции для облегчения жизни
Найдите все функции и сочетания клавиш, которые ускоряют работу. Научите этому других. Это то вложение, которое принесет реальную пользу.
Я горжусь тем, как однажды тремя клавишами переименовала тысячу файлов (знаю, уже пора иметь более существенный повод для гордости, но я была блистательна!).
Помните золотое правило: если у вас возникла какая-то потребность, разработчики уже придумали, как ее удовлетворить. Adobe Systems, Autodesk, Microsoft Office и другие гении приготовили кучу инструментов, чтобы вы работали четко и слаженно: учитесь чистить файлы от налипшего в чужих компах мусора, работать с группами объектов и создавать автоматическое форматирование.
Благодаря этому не надо будет долго и мучительно приводить варианты всех сотрудников к единому образцу после сдачи работы.
4. Опора на авторитетные документы
И среди партнеров есть бараномыслящие, поэтому введите правило для себя и своих коллег: любое решение должно опираться на авторитет. ГОСТы, словари, официальные сайты и разрешения на использование.
Если вы не подтвердите документально, что лучше не ставить ороситель на искусственный газон, заказчики именно там его запроектируют. И это не шутка, а суровый жизненный опыт. Д
а и для ваших подчиненных аргумент «Потому что я так сказала!» – не лучший. Вариант «Потому что так сказано в пункте 4 постановления 135» звучит гораздо весомее. Зауважают и безропотно исправят!
5. ТЗ! ТЗ! ТЗ!
Всегда (всегда!) пишите техническое задание. Не проговаривайте на бегу, не надейтесь на индивидуальный вкус дизайнера, не озвучивайте его по телефону.
Пишите с чувством, толком, расстановкой, деталями и подпунктами. Прилагайте мудборды, если имеете дело с тем, что сложно описать словами, например с оттенками. Увы, есть дизайнеры, которые искренне полагают, что золотой цвет – это нечто среднее между горчицей и шоколадом.
6. Договоренности в письменном виде
Договорились о чем-то по телефону или на совещании? Прекрасно! Скорее к компьютеру, дублировать только что озвученное в мессенджере или в e-mail.
Это сообщение или письмо поможет систематизировать информацию и, что важно, станет вашим адвокатом. Коллега пытается доказать, что «Вы вообще мне не то говорили, и дедлайн мы на неделю позже ставили»?
Иди-ка сюда, голубчик. Читай сообщение от 19 января, 14.25: сегодня ты мне должен результат прислать, сегодня!
7. Записи звонков
Еще одна полезная привычка для обезвреживания людей с плохой памятью и повышенной хитропопостью – запись телефонных звонков.
Такое аудио также станет отличным доказательством свершившейся договоренности (даже в суде пригодиться может, но до этого, надеемся, не дойдет).
К тому же запись бесценна, если переговоры с заказчиком ведете вы, а над проектом работает другой исполнитель. Не надо судорожно вспоминать все тонкости диалога. Просто скидываете коллеге разговор – и готово!
8. Конференц-связь
Немедленно освойте функцию конференц-связи, если до сих пор этого не сделали.
Во-первых, лучше выпить в офисе кофе, чем ехать на другой конец города или даже страны ради часового совещания.
Во-вторых, вы навсегда забудете об «испорченном телефоне», когда Николай Венедиктович сказал Ростиславу Станиславовичу одно, а вам передал совсем другое. «Очная ставка» обладает потрясающей силой.
Иногда достаточно пяти минут обсуждения проблемы втроем, чтобы освободить пару часов от нервных попеременных диалогов.
9. А сами-то?
И, наконец, финальный штрих – сами-то не косячьте, ну в самом деле. Требуйте вдумчивости и внимательности не только от коллег, но и от себя.
А если все же случилась оплошность, не набрасывайтесь с обвинениями на других, а честно признайтесь и извинитесь. Страх сотрудников не стоит ничего, а их уважение – бесценно.