Погоня за эффективностью — бег собаки за своим хвостом. Чем быстрее бежишь, тем скорее цель ускользает. Статья о том, как успевать больше без потери продуктивности.

«Ты можешь все!» — один из самых популярных лозунгов современности. Мы стараемся ему следовать: изучаем системы планирования и пытаемся выжать максимум из каждой минуты.

Время, потраченное на отдых или сон, вызывает чувство вины. Мы не замечаем, что в погоне за эффективностью реальный контроль над жизнью уходит из наших рук.

Эта статья для тех, кто готов признать: быть занятым и быть продуктивным — разные вещи.

Взять лишнее

Мы позволяем окружению определять ход нашей жизни. Мы тратим слишком много времени на второстепенные задачи, а на важные его не остается.

Начинающий предприниматель берет больше заказов, чем может выполнить, — страдает качество.

Корпоративный сотрудник не может отказать коллегам в помощи и целыми днями занимается чужими проектами.

Отец семейства решает проблемы родственников, не оставляя времени на саморазвитие.

Погрязнув в чужих проблемах, мы не можем выкроить время для собственных проектов и приоритетных задач. Более того, мы не успеваем даже расставить приоритеты.

Бизнес-тренер Грег МакКеон в книге «Эссенциализм. Путь к простоте» предлагает взять ответственность за жизнь в свои руки и встать на путь эссенциализма.

Эссенциализм — выделение приоритетных направлений и максимальная концентрация усилий на них.

В 1956 году Дитер Рамс работал дизайнером в компании «Браун». Перед ним стояла задача — спроектировать дизайн нового проигрывателя. Рамс и его команда решились на кардинальные изменения.

Раньше проигрыватели выпускали в деревянном корпусе или даже встраивали в мебель. Дитер убрал лишнее: разработал дизайн проигрывателя в металлическом корпусе с прозрачной пластиковой крышкой.

Решение выглядело рискованным и вызывало опасения у руководства. Но вскоре новые проигрыватели стали пользоваться спросом у покупателей, и другие компании начали копировать дизайн Брауна.

Грег МакКеон предлагает проделать то же самое с нашей жизнью: отбросить лишнее. Главный принцип эссенциализма — меньше, но лучше. Звучит здорово, но внедрить его в жизнь непросто.

Неловко отказывать друзьям и родным в личных просьбах. В корпоративной сфере еще сложнее. Кажется, компании ожидают от нас, чтобы мы работали как можно больше.

На самом деле компании важен результат. Формула «чем больше взял на себя, тем лучше» не работает. Ради хорошего результата нужно учиться делегировать и говорить «нет».

Когда вам предлагают взять на себя сомнительную функцию или принять участие в неинтересном проекте, подумайте, от чего вам придется отказаться.

Успеть все на свете не получится. Каждый раз, делая выбор в пользу чужих планов, приходится отказываться от собственных. Растянуть время невозможно.

Сократить сон

Мы пытаемся обмануть время и найти дополнительные ресурсы. Очевидное решение — сократить «бесполезные» часы сна и посвятить их работе.

Мы забываем, что самое ценное имущество человека — он сам. К здоровью следует относиться так же дальновидно и предусмотрительно, как мы подходим к построению бизнеса или карьеры.

Люди с ярко выраженным стремлением к первенству и социальному превосходству собственноручно разрушают свой организм: сокращают сон, мало или много едят, пьют слишком много кофе, только чтобы работать дольше.

Усердно работать круглыми сутками для них нетрудно, гораздо сложнее — дать себе отдохнуть. Последствия саморазрушения проявляются внезапно и требуют длительного восстановления.

Некоторым кажется, что 4–5 часов сна достаточно. Люди настолько привыкли быть уставшими, что не помнят, как себя чувствует отдохнувший человек.

Ситуацию усугубляют мифы, что все великие люди мало спали. Это не так. Людвиг Ван Бетховен, Виктор Гюго и Томас Манн спали по 8 часов в сутки, Альберт Эйнштейн — по 10 часов.

Сон кажется врагом продуктивности и напрасной тратой времени. На самом деле сон — залог лучших результатов.

В начале 1990-х годов психолог Андерс Эриксон пытался выяснить, что отличает посредственных музыкантов от выдающихся.

Ученый провел исследование на базе музыкальной академии в Берлине и нашел ответ — практика. Самые перспективные студенты занимались в несколько раз больше, чем остальные.

К двадцати годам у них за плечами было уже более 10 000 часов практики. Результаты исследования легли в основу знаменитого правила: чтобы стать мастером в своем деле, нужно заниматься им минимум 10 000 часов.

Авторы мотивирующих книг и статей часто ссылаются на это правило, упуская из виду другой важный фактор. Второй особенностью, отличавшей выдающихся скрипачей, был сон.

Лучшие скрипачи спали в среднем 8,6 часа в сутки — на час дольше, чем обычные люди. Также музыкальные гении не пренебрегали дневным сном.

Благодаря полноценному отдыху скрипачам удавалось заниматься музыкой с большей концентрацией.

Важно не только количество потраченного времени, но и его качество. Американский ученый Чарлз Зайслер доказал, что недосып в течение нескольких дней погружает мозг в состояние сродни алкогольному опьянению.

Вряд ли мы поддержим коллег, явившихся на работу в нетрезвом виде. Но те, кто жертвуют сном в пользу работы, обычно пользуются уважением.

Немецкий нейробиолог Ульрих Вагнер исследовал влияние сна на когнитивные функции человека. В одном эксперименте сотню добровольцев разделили на две группы: первой позволили спокойно спать восемь часов подряд, сон участников второй группы периодически прерывали.

Утром волонтерам поручили решить непростую интеллектуальную задачу. Количество людей, нашедших правильный ответ, в первой группе оказалось вдвое больше, чем во второй.

Во сне мозг структурирует информацию, чтобы с утра снова формировать нейронные связи.

Полноценный сон активизирует потенциал мозга и его способности к решению проблем.

Дополнительный час сна не сокращает время деятельности, а, наоборот, добавляет несколько часов продуктивной работы.

Культивировать многозадачность

Еще один популярный способ оптимизации времени — многозадачность.

Мы разговариваем по телефону и отвечаем на электронные письма, слушаем музыку и пишем отчеты, смотрим фильм и листаем новости в социальных сетях.

Работодатели при найме сотрудников требуют от кандидатов умения работать в условиях многозадачности.

Мы должны «расщеплять» внимание и удерживать в фокусе сразу несколько функций или объектов.

Психолог Дэниел Гоулман в книге «Фокус. О внимании, рассеянности и жизненном успехе» опровергает такой подход.

Гоулман объясняет: с точки зрения когнитивистики «расщепление» внимания — миф. Внимание — «узкая негибкая трубка», а не «растяжимый баллон». Мы не расщепляем внимание, а быстро переключаемся между его объектами.

Казалось бы, какая разница, что там происходит: переключение или одновременная работа над разными задачами. Опасность в том, что бесконечные переключения истощают внимание и мешают сосредоточиться.

Нам становится сложно читать длинные тексты или внимательно слушать докладчика на конференции. Нам постоянно хочется переключиться, например проверить электронную почту или входящие сообщения в соцсетях.

Социолог Эрвинг Гоффман назвал такое состояние «нет на месте» — по аналогии со статусом в службах мгновенного обмена сообщениями.

Мы присутствуем физически, но внимание рассеяно и не сфокусировано на чем-то конкретном.

Американский писатель Николас Карр признается: чтобы дописать книгу «Пустышка.

Что интернет делает с нашими мозгами», ему пришлось переехать из пригорода Бостона в гористую местность штата Колорадо. Там не работала сотовая связь, а соединение с интернетом было очень медленным.

Писатель закрыл аккаунты в соцсетях, «заморозил» блог, свел к минимуму разговоры по скайпу и обмен мгновенными сообщениями.

Только избавившись от раздражителей, автор смог сфокусироваться на написании книги.

Фокус — одна из самых важных жизненных способностей, которая помогает нам пройти сквозь потрясения и передряги.

Фокус позволяет направить максимум усилий на конкретную проблему, не растрачивая когнитивные ресурсы на переключение между разными задачами и посторонними мыслями.

Результаты исследований доказывают, что умение фокусировать внимание — гораздо важнее для финансового успеха, нежели коэффициент интеллекта.

Люди с нарушенным фокусом не способны делать глубокие выводы и принимать качественные решения. Важно развивать умение концентрироваться на одной конкретной задаче и беречь внимание от разрушительного эффекта многозадачности.

Забить день до отказа

Наряду с навыком фокусировать внимание важно умение отпускать мысли в свободный полет. Нейробиологи называют такой тип мышления «блуждающим умом».

Именно в состоянии «блуждающего ума» к нам приходят творческие идеи и нестандартные решения проблем.

В погоне за эффективностью мы стараемся совмещать интеллектуальную деятельность с физической.

По дороге на работу слушаем подкасты или аудиокурсы, за ужином смотрим новости или лекции с Курсера, в очереди читаем книгу, а в оставшиеся свободные минутки — проверяем почту и отвечаем на сообщения.

Оптимизация времени выглядит безобидной. Но здесь главное не переборщить. Расписание, забитое до отказа, мешает мозгу перейти в состояние «блуждающего ума».

Французский математик Анри Пуанкаре зашел в тупик при работе над теорией чисел. «Разочарованный неудачей, я решил провести несколько дней на берегу моря», — писал ученый.

Во время прогулки по побережью на математика снизошло озарение, которое привело его к важному открытию.

Идея пришла к Пуанкаре неожиданно — «блуждающий ум» работает за пределами осознанного восприятия.

Мы не замечаем работу «блуждающего ума», но он постоянно трудится над важными проблемами и задачами. «Блуждающий ум» обладает мощнейшей системой вычисления, благодаря которой нас посещают внезапные озарения и творческие идеи.

В 1999 году вице-президент Оракла Марк Бениофф взял отпуск и на целый месяц улетел на Гавайи. Во время отдыха Бениоффу стали приходить в голову разнообразные идеи.

Именно в это время он осознал потенциал облачных компьютерных технологий и принял решение основать компанию «Сейлзфорс», генеральным директором которой служит до сих пор.

Появление «блуждающих» мыслей непредсказуемо. У нас в голове много идей, воспоминаний и ассоциаций, при совпадении которых в нужном контексте рождаются творческие решения.

В наших силах создать нужный контекст.

Если мы гиперсфокусированы или утомлены отвлекающими факторами, озарение можно просто не заметить.

Для того чтобы мозг почаще радовал творческими идеями, нужно обеспечивать время, свободное от суеты и раздражителей.

Восстанавливаем фокус

Очевидные решения не всегда правильные. Интуитивно следуя ошибочным принципам, мы доводим себя до физического, интеллектуального и морального истощения.

Изнуренный человек по определению не может работать эффективно, даже если чувствует себя очень важным и занятым. Чтобы работать эффективно, достаточно соблюдать простые принципы.

Выделяйте приоритетные направления. Если вы не определите важнейшие сферы жизни, это сделает кто-нибудь другой: жена, начальник, государство.

Не бойтесь говорить «нет». Друзья и коллеги даже не подозревают о ваших истинных планах и целях.

Обозначать границы личного времени необходимо. Окружающие не догадаются о них самостоятельно — они не телепаты.

Планируйте свободное время. Чтобы мозг чаще радовал оригинальными решениями, обеспечьте ему периоды покоя. Иногда стоит ходить на прогулку без гаджетов или вести машину, не включая магнитолу.

Откажитесь от многозадачности. Многозадачность создает ощущение занятости, но разрушает концентрацию и приносит сомнительные результаты.

Выделяйте существенные промежутки времени на каждую задачу, вместо того чтобы выполнять работу урывками.

Не жалейте времени на сон. Именно в это время мозг восстанавливает работоспособность. При дефиците сна мозговая активность существенно снижается, так что один час, сэкономленный ночью, выливается в несколько часов низкой производительности днем.