Команда нашого стартапу працює віддалено, і співробітники розкидані по всьому світу від В'єтнаму до Туреччини. Здається, організувати всіх неможливо: не видно, чим зайнятий кожен і який у нього настрій. Але в нас вийшло.

У Telegram-каналі BUSINESSMAN ділиться останніми новинами про багате та успішне життя. 

Приєднуйтесь!

Відштовхуючись від свого досвіду, я написав гайд, як розкласти все по поличках, організувати та мотивувати співробітників на віддаленні. Ділюсь їм з вами.

1. Промовляйте домовленості та закріплюйте їх

«На березі» проговоріть з кожним працівником правила:

• З скільки і до скільки ви працюєте.
• Коли треба бути на зв'язку.
• Чи можна поводитися з робочими питаннями у неробочий час.

У процесі обговорюйте спірні моменти та фіксуйте домовленості на основі знань. Інакше, якщо замовчувати проблеми, співробітник почне вигоряти.

З практики: нам важливо, щоб люди постійно навчалися та розвивалися. І ми раз-по-раз нагадували про цю команду, але стикалися з опором.

Виявилося, що хлопці не знали, що можуть робити це у робочий час і що ми оплачуємо навчання. Тепер навчаються всі: проходять курси з дизайну та навіть з письменницької майстерності.

2. Плануйте

Визначайте разом із співробітниками завдання на найближчий час та орієнтир на майбутнє. Для цього проводьте мозкові штурми та вибирайте пріоритетні ідеї.

Наприклад, ми на початку кожного місяця телефонуємо редактору і разом складаємо контент-план на наступний місяць. Співробітник пропонує список тем для матеріалів, я як керівник раджу, що варто взяти в роботу, а що краще докрутити.

Для якісного планування важливо, щоб людина представляла обсяг завдань та свої ресурси. Якщо такого розуміння немає, то варто простежити за своєю продуктивністю.

Допоможе табличка: в одну колонку записується завдання, в іншу – приблизний час, який пішов на рішення. Так співробітник зможе звертатися до свого досвіду та при плануванні ставити реалістичні дедлайни.

Важливо, щоб завдання мали смисли і цілі — що ви робите і навіщо. Тільки в цьому випадку співробітники матиме чітке розуміння своєї роботи, а проект — вектор розвитку.

3. Організуйте завдання

Часто стартапи працюють лише усередині месенджера. Ми теж так починали, але швидко усвідомили, що Telegram недостатньо і таке спілкування призводить до хаосу та нерозуміння, хто що зробив.

Тому краще використовувати таск-трекер та візуалізувати завдання на канбан-дошці. Ось як це зробити:

• Додати завдання на віртуальну дошку.
• Розподіліть їх по кількох стовпцях, наприклад «Потрібно зробити», «У процесі», «На перевірці», «Узгоджено».
• До кожного завдання призначте відповідального та поставте дедлайн.
• У міру виконання переміщуйте картки стовпцями.

Важливо прописувати завдання докладно і зрозумілою мовою — так, щоб зрозумів колега і ви самі, коли повернетесь до неї.

Для організації канбан-дошки можна використати будь-який зручний сервіс. Ми, наприклад, працюємо у Notion.

У сервісі ми налаштували систему фільтрів так, щоб легко можна було перемикатися між співробітниками та бачити, які завдання в роботі, які готові, а які підвисли.

Дошку має вести вся команда. Кожен відповідає за свої таски та постійно їх оновлює. Так, це забирає робочий час, але все під контролем. Спочатку співробітникам може бути незвично користуватися інструментом. Продовжуйте нагадувати, що це важливо, доки команда не адаптується.

4. Не перетворюйте чати на звалище

Щоб підтримувати зв'язок у невеликій команді, достатньо звичайного месенджера. Наприклад, ми зібрали всі робочі чати в одній папці Telegram.

Організувати спілкування великої компанії складніше: кількість чатів зростатиме, їх потрібно більш тонко групувати. І тут стануть у нагоді корпоративні рішення на кшталт Hangouts, «Пачки» або Myteam.

Слідкуйте, щоб спілкування велося лише у справі. А для обговорення планів на п'ятницю чи фотографій котиків можна виділити окремий чат — такі флудилки є гарними для згуртування команди.

5. Розсіюйте ілюзії

Коли всі працюють в офісі, здається, що настрої команди зрозумілі. Але це ілюзія. Ще більше ілюзій народжується на віддаленні, адже за такого формату мало особистих контактів. Ми не знаємо, як минає день співробітника, які у нього складності, скільки часу займає та чи інша справа.

Тому завдання лідера — не просто запитувати звіти про виконану роботу, а рефлексувати разом із командою, розвіювати білі плями та шукати точки зростання для бізнесу.

Для цього ми регулярно проводимо:

• Командну зустріч наприкінці тижня. Обговорюємо, хто що зробив, що вийшло та які є проблеми.
• Ретроспективу з частиною команди наприкінці місяця. Дивимося на результати та обговорюємо, що можемо покращити. Якщо є статистика щомісяця — це допоможе.
• Зустрічі 1+1 за запитом. Хлопці можуть у будь-який день зателефонувати з керівниками та запитати поради. Ми вважаємо, що замість того, щоб спробувати вирішити те, в чому в тебе недостатньо досвіду, завжди краще порадитись з колегою. Не залишайте співробітників віч-на-віч — будьте на зв'язку і підтримуйте їх.

Ідеальна тривалість дзвону – до години. За цей час команда не встигне втомитися та спокійно продовжить роботу.

6. Ведіть базу знань

Не тримайте всю інформацію в голові: це забирає сили і робить вас незамінним у поганому значенні слова. Якщо тільки ви знаєте, як щось працює, то не зможете передати завдання та піти у відпустку.

Прописуйте шаблони, інструкції, чек-листи, фіксуйте корисні контакти, емпіричний досвід. Зберігайте все в одному місці, щоб легко знайти дані.

Це спрощує комунікацію, прискорює роботу та дозволяє не повторювати помилок. Співробітникам не доведеться постійно смикати один одного - адже все вже розкладено по папках, наприклад, у Notion.